In een vijver gevuld met talentvolle werkzoekenden, is het zaak dat je er bovenuit springt. Op het moment dat je organisatie zich kan verrijken met een nieuw aangetrokken professional, start een belangrijke fase; onboarding. Tijdens deze inwerkperiode is het van belang om de nieuwe medewerker te boeien en te binden aan jouw bedrijf. Maar hoe pak je dit onboarding proces op een eigentijdse wijze aan? Wij geven je vijf toepasbare tips voor een succesvolle onboarding!

1. Integratie

Wie denkt dat het onboarden van nieuwe medewerkers binnen je organisatie alleen gaat over het overdragen van kennis, heeft het mis. Onboarding is zo veel meer. Het gaat over het succesvol meedraaien als nieuwe medewerker in de gehele organisatie. Je redt het niet met powerpoints vol informatie over het bedrijf of een praatje van je teamleider.

Een gepland en gestructureerd integratieproces is noodzaak en het zorgt er tevens voor dat nieuwe medewerkers zich sneller en beter aanpassen aan de cultuur, normen en waarden van je organisatie. Het voeren van een betekenisvolle dialoog is zeer relevant, om grip te houden op de persoonlijke ontwikkeling van je medewerker. Kijk voortdurend waar het nieuwe talent goed in is en blijf hem/haar uitdagen. Zorg dat leidinggevenden het maximale uit hun medewerkers halen, onder andere door hen zelfvertrouwen te geven. En dit valt tegelijkertijd samen met sociale innovatie. Laat je werknemers zo veel mogelijk meedenken en meebepalen over de invulling van hun werk. Dit alles heeft tot gevolg dat er een commitment ontstaat voor lange termijn.

2. Pre-boarding

Met pre-boarding wordt de periode bedoeld tussen het tekenen van het contract en de allereerste werkdag van de nieuwe werknemer. Het is belangrijk dat je als organisatie de nieuwe werknemer al voor de eerste werkdag voorbereidt, zodat de nieuwe werknemer zich gelijk op zijn/haar gemak voelt. Indien op de eerste werkdag je laptop er nog niet is, maakt dit geen goede eerste indruk.

Hoe fijn is het als je aan de hand van een video een aantal dagen voor je eerste werkdag kunt zien hoe jouw werkplek eruitziet? Of dat je vóór je eerste werkdag een mail krijgt toegestuurd waarin vermeld staat waar je het beste kunt parkeren op die overvolle parkeerplaats? Houd contact met je nieuwe werknemer voordat de allereerste dag start, want dit vergroot het gevoel van ‘een warm bad’. Zo enthousiasmeer je je nieuwe talent om te starten en voelt je nieuwe medewerker zich vanaf het allereerste moment onderdeel van de organisatie.

3. Doelen formuleren

Zorg ervoor dat de eerste werkdagen op kantoor niet alleen maar bestaan uit het inlezen van informatie over de organisatie en het kennismaken met collega’s. Een nieuwe medewerker die zin heeft in zijn/haar nieuwe uitdaging binnen jouw organisatie wil vaak graag vanaf de eerste dag nuttig zijn. Het is daarom handig om vanaf dag 1 doelen te stellen die voor het nieuwe werktalent duidelijk zijn. Dit zorgt ervoor dat zowel werkgever als werknemer weten waar ze aan toe zijn. De werknemer bouwt gelijk aan zijn/haar netwerk en voelt zich effectief, en dit zal weer resulteren in een gemotiveerde medewerker en verhoogde prestaties.

4. Zorgen voor een leercultuur

Een nieuwkomer binnen je organisatie is vaak leergierig. Zorg er daarom voor dat de nieuwe werknemer zich kan (blijven) ontwikkelen en de mogelijkheid krijgt om te leren en experimenteren. Door het organiseren en combineren van e-learnings, cursussen, workshops en kennissessies, creëer je een leercultuur waarbij collega’s van en met elkaar leren en ervaringen delen. Uitdagend en waardevol voor de onderlinge binding op de werkvloer.

Een combinatie van bovenstaande leermogelijkheden zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich van betekenis voelt voor de organisatie. Als werkgever blijf je aantrekkelijk en bied je voldoende perspectief. Meer weten hoe je een leercultuur vorm geeft? Lees ons artikel ‘Cultiveren van een leercultuur, hoe dan?‘.

5. Evalueren

Onboarding is een proces dat continue doorgaat en meerdere malen geëvalueerd moet worden tussen werkgever en werknemer. Je wilt graag dat je nieuwe werknemers zo snel mogelijk zelfstandig aan het werk gaan en je wilt dat je nieuwe talent zich verbonden voelt met jouw organisatie.

Het is belangrijk om meerdere malen hierover met de nieuwe medewerker in gesprek te gaan. Ga samen na of gestelde doelen behaald worden en hoe het met de nieuwe werknemer gaat. Stel ook de vraag aan de nieuwe werknemer wat zijn/haar ervaringen zijn van de afgelopen maanden binnen de organisatie en of er nog verbeterpunten zijn. Laat ze zich verwonderen over het reilen en zeilen binnen je bedrijf en bied een klankbord voor hun frisse blik.

Deze vijf toepasbare tips voor een succesvolle onboarding helpen je om in de war on talent de concurrentie een stap voor te blijven. Wil je sparren over de wijze waarop je kan zorgen voor een volledig geïntegreerd onboardingproces? Neem gerust contact met ons op.

In een wereld waar regelmatig van baan wordt gewisseld en waarin werkenden tal van keuzes hebben, is het essentieel om als organisatie te zorgen voor een succesvolle instroming van nieuwe medewerkers. In dit artikel ‘Onboarding – de sleutel tot succes’ nemen we je onder meer mee in het belang van employer branding, enkele hoofdelementen in het onboardingproces en hoe je de samenwerking met afdelingen kunt versterken.

Onboarding

Op een prettige manier instromen als medewerker binnen een organisatie, is de eerste fase van de ‘employee journey’. Onboarding omvat het proces waarin nieuwe medewerkers kennis krijgen over hun rol binnen de organisatie. Het doel hiervan is dat zij zich geheel onderdeel gaan voelen van het bedrijf waarvoor ze gekozen hebben. En niet geheel onbelangrijk; een actieve bijdrage gaan leveren aan de ambities van je organisatie.

Door de nieuwe aanwinsten op een juiste wijze te laten landen in de organisatie, zijn zij productiever, wat op haar beurt leidt tot meer winstgevendheid. Het onboarden van nieuwe medewerkers begint op de dag dat je ‘ja’ zegt tegen de sollicitant en stopt op het moment dat de nieuwe medewerker volledig is ingewerkt en gesocialiseerd. Een succesvolle onboarding zorgt ervoor dat werknemers zich meer betrokken voelen bij de organisatie met als resultaat een verlaging van je personeelsverloop.

Employer branding

Tevens heeft het onboarden van nieuwe medewerkers een positief effect op je ‘employer branding’. De eerste dagen/weken dat een werknemer in dienst is, zullen zijn/haar vrienden, familie, kennissen vragen of de nieuwe werkgever bevalt. De rol van social media speelt inmiddels een grote rol hierbij. Als werkgever is het gewenst dat deze indruk uitstekend is, zodat je medewerkers positief over jou en je organisatie praten. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers ambassadeur te maken van je organisatie. Je bent als organisatie dan ook aantrekkelijker voor nieuw (aanstormend) talent.

Hoofdelementen onboarding

Onboarding programma’s zijn verschillend, omdat het mede afhankelijk is van de organisatiecultuur en grootte van je onderneming. Er zijn drie hoofdelementen voor een succesvol programma en waar je als organisatie aandacht voor mag hebben:

Operationeel niveau: Zorg ervoor dat de nieuwe werknemers beschikken over de juiste kennis en materialen om hun werk optimaal te kunnen doen. Denk hierbij aan praktische zaken/materialen als een telefoon, laptop, een toegangspas tot kantoor et cetera. Vergeet het personeelshandboek en overige nuttige informatie niet klaar te leggen op de eerste werkdag. We zien vaak dat organisaties deze vrij eenvoudige stappen helaas niet inregelen en het is wel een hygiënefactor.

Sociaal niveau: Biedt nieuwe werknemers een warm welkom en bouw samen aan waardvolle relaties met collega’s en leidinggevende(n). Zij horen zich compleet onderdeel te voelen van de organisatie. Investeer daarin door kennismakingslunches en diverse contactmomenten in te bouwen in de eerste periode van het onboardingproces. Een nieuwe werknemer kent waarschijnlijk in het begin nog niemand en je wilt ook dat zij interne netwerken gaan onderhouden. Socializen is dus essentieel in deze fase.

Om nieuwe werknemers snel te laten aarden in je organisatie, is het goed om een coach/buddy aan hen te koppelen, die het nieuwe talent wegwijs maakt binnen de organisatie. Je biedt hen een klankbord, sparringspartner en vraagbaak in één.

Strategisch niveau: Het is belangrijk dat je er als bedrijf voor zorgt dat de nieuwe werknemers de bedrijfscultuur gaan ervaren in hun dagelijkse praktijk. Neem hen ook mee in de WHY van je organisatie. De nieuwe generatie wil niets liever dan geïnspireerd worden door een bevlogen directeur die geanimeerd vertelt over de visie, missie, doelen en marktontwikkelingen. De basisinformatie kun je in de pre boarding al kwijt in de Appical app. Lees meer over deze hippe onboarding tool via deze link.

Samenwerking afdelingen

Doorgaans ligt de verantwoordelijkheid van een succesvol onboardingproces bij de afdeling HR. Het is dan ook handig dat je andere afdelingen betrekt bij dit proces. Maar voor een geslaagde onboarding heb je input van alle afdelingen nodig. Als we terugkijken naar bovenstaande drie hoofdelementen in een instroomprogramma, is het ‘operationeel niveau’ vaak geregeld door de afdeling IT.

Elke afdeling weet precies wat nodig is voor een nieuwe werknemer om op een goede manier te starten met zijn/haar job. Maak daarom een geïntegreerd onboardingplan waarin elke afdeling input geeft wat je een nieuwe werknemer wilt meegeven. Laat medewerkers vanaf dag 1 een brede blik ontwikkelen door ze mee te laten lopen op andere afdelingen of korte projecten te doen waarbij samenwerking essentieel is. Het aanbieden van stageperiodes dragen tevens bij aan een volledige en snelle integratie. Door dit proces te standaardiseren wordt het onboarding proces onderdeel van je bedrijfsstrategie én talentmanagement.

Het onboarden van nieuwe werknemers gaat voor een groot deel over het strategisch- en sociaal niveau van de organisatie. Indien onboarding goed wordt toegepast, zorgt het naast een snellere integratie ook voor de onderlinge samenwerking. Eerder werd al aangegeven dat de tijd waarin werknemers hun gehele loopbaan bij een werkgever blijven, zo goed als voorbij is. Het is voor bedrijven daarom belangrijk om getalenteerde werknemers zo lang mogelijk te behouden. Voldoende motivatie, ontwikkeling en het tot bloei laten komen van (potentiële) talenten van werknemers, is hierin key!

Talentmanagement

Bij onboarding is daarom een investering in talentmanagement ontzettend belangrijk. Talentmanagement gaat vooral over het kunnen identificeren van bijzondere kwaliteiten en ambities op een specifiek vakgebied bij je medewerkers en deze vervolgens ontwikkelen. Het is hierbij noodzaak om een functie te zoeken waarbij deze talenten tot hun recht komen. En tot slot geef je medewerkers de vrijheid en ruimte om hun talenten tot bloei te laten komen. Dit vraagt ook overigens wat van je leiderschapskwaliteiten. Inspiratie nodig? Lees hier meer.

Talentmanagement functioneert als bindingsmiddel, werknemers zullen niet snel bij je bedrijf weggaan als je ze genoeg te bieden hebt en in hen investeert. Indien werknemers je bedrijf tóch verlaten, heb je in ieder geval een goed imago opgebouwd en ambassadeurs ontwikkeld. Hierdoor trek je ook makkelijker nieuwe werknemers aan.

Onboarding – de sleutel tot succes

Een compleet onboarding proces zal resulteren in productieve, effectieve en verbonden werknemers. Het aanmoedigen van onderlinge contacten, zorgt ervoor dat een nieuwe werknemer zich snel thuis voelt op zijn/haar nieuwe werkplek. Alle afdelingen binnen je organisatie zijn een onderdeel van het instroomproces en zij horen hiervan op de hoogte te zijn en ernaar te handelen. Dit levert een duurzaam onboarding proces op wat zijn effect sorteert in je verloopcijfers.

Het is daarom belangrijk om nogmaals te benadrukken dat een goede onboarding al start vóór de eerste werkdag en deze bij lange na niet stopt na de eerste werkweken. Blijf de nieuwe werknemer het eerste jaar begeleiden, coachen en inspireren. Het in gesprek blijven en het voeren van een betekenisvolle dialoog, houdt iedereen scherp en zorgt voor een professionele en succesvolle samenwerking!

Het online programma om medewerkers binnen je organisatie op een vlotte en effectieve manier in te werken. Met deze onboarding tool komt je nieuwe medewerker al vóór de eerste werkdag in contact met het DNA van jouw organisatie. Aan de hand van gerichte vragen leert de nieuwe medewerker collega’s en de bedrijfscultuur op een laagdrempelige manier kennen. Denk aan vragen over de kernwaarden van de organisatie of het inzien van een smoelenboek bijvoorbeeld. Graag vertellen we je in dit blog de waarde van een onboarding tool als Appical.

Preboarding

Preboarding – de periode tussen het tekenen van het contract en de allereerste werkdag van een nieuwe medewerker – wordt volop benut met Appical. Organisaties kunnen in de app spelenderwijs aangeven wat er van een nieuwe medewerker op de eerste dag wordt verwacht. De nieuwe medewerker vindt bijvoorbeeld vóór de eerste werkdag in de app wat de dresscode is of waar je het beste kunt parkeren. Zo is een nieuwe medewerker goed voorbereid op zijn/haar eerste werkdag. Daarnaast wordt de nieuwe medewerker geënthousiasmeerd om te starten en wordt vanaf dag 1 betrokken in de organisatie.

Onboarding

Het is belangrijk voor een organisatie en haar nieuwe medewerkers dat kennis, feitjes en weetjes van de organisatie op een effectieve manier worden overgebracht. Met Appical kan dit op een laagdrempelige manier met verschillende tools. Bijvoorbeeld door het in beeld brengen van het hele bedrijf in een video óf in ‘virtual reality’. (Lees hier meer op welke wijze je virtual reality in kunt zetten). Aan de hand van games en quizzen kan de nieuwe medewerker de cultuur, strategie, producten en structuur van je organisatie ontdekken. Daardoor ben je sneller geïnformeerd en kun je tijdens het Onboarding programma tijd besteden aan het ‘binden’ en ‘boeien’ van het aangetrokken talent.

De toegevoegde waarde van Appical

We horen je al denken, wéér het gebruik van een extra tool. Maar wat Appical juist zo cool en interessant tegelijk maakt, is de volledigheid die zorgt voor een juiste integratie van de nieuwe medewerker. Bovenal is Appical vernieuwend, snel inzetbaar en eenvoudig te beheren.

Uiteraard is het belangrijk om je nieuwe collega een ware ‘employee experience’ mee te geven. Een gave ervaring met een eigentijdse tool als Appical draagt er zeker aan bij. Zo krijgt de nieuwe medewerker voor zichzelf een bevestiging dat hij/zij de juiste keuze heeft gemaakt. Hoe je daadwerkelijk een experience geeft, lees je in ons e-paper Onboarding. Download deze hier.

Daarom Appical

  • Het helpt bij te dragen aan de implementatie van de strategie, cultuur en structuur van je organisatie.
  • Het zorgt makkelijk voor kennisoverdracht (suffe presentaties zijn verleden tijd bij de tool Appical).
  • Een snellere sociale integratie van nieuwe medewerkers binnen je bedrijf.
  • Het draagt bij aan de performance verbetering van nieuwe medewerkers.

Wil jij meer weten hoe je Appical effectief kunt inzetten in jouw onboarding programma? Neem hier contact met ons op of lees de best practices van deze waardevolle onboarding tool op de website van Appical.

Oh nee, alsjeblieft geen rollenspel! Ken je dat? De eerste reactie van je medewerkers als je ze vertelt dat ze rollenspellen krijgen in een training. Waarom is de weerstand op het simuleren van gesprekken met acteur zo groot? Wij begrijpen daar helemaal niets van.. of eigenlijk best wel een beetje…. De magie van een professioneel trainingsacteur ontbreekt.

Trainingsacteurs worden niet altijd maximaal benut in trainingen. Het traditionele rollenspel tussen acteur en medewerker wordt vaak als ‘ver van de realiteit’ beschouwd. Daarnaast voelt niet iedereen zich comfortabel om ten overstaande van een groep collega’s lastige gesprekken op te voeren. Het wordt een gekunstelde situatie en deelnemers zijn vaak zelf onvoldoende voorbereid op het inbrengen van relevante praktijkcasuïstiek. Maar hoe dan wel?

De kunst van acteren

De kunst van acteren in het bedrijfsleven is echter veel meer dan alleen de bedrijfscontext leren kennen. Trainingsacteurs zijn deskundige improvisatoren die geloofwaardige personages en in-het-moment ervaringen kunnen creëren. Het echt laten leven van praktijksituaties, waardoor medewerkers die in het rollenspel zitten, vergeten dat ze met een trainingsacteur te maken hebben, is een kunst op zich.

Bij Buro Heron werken we met door de wol geverfde trainingsacteurs die situaties weten te creëren zodat deelnemers interacties kunnen oefenen alsof ze echt zijn. Een facilitator kan, samen met de toehoorders, zorgen voor haarscherpe observaties en zinvolle feedback op basis van wat het gespeelde personage voelde en hoe de deelnemer hierop inspeelde. Zo geven we deelnemers inzicht in hun eigen handelen in vaak uitdagende situaties.

De magie van een professioneel trainingsacteur

Tuurlijk weten wij dat trainingsacteurs er doorgaans bij deelnemers minder goed van afkomen. Omdat zij niet op de juiste wijze worden ingezet. De trainingsacteurs zijn onvoldoende voorbereid op de sentimenten die spelen bij de organisatie. Of hebben weinig kennis en branche ervaring waardoor ze ongeloofwaardig overkomen. Het kan daarnaast ook gebeuren dat de trainingsacteur wordt ingevlogen, zonder dat er een voedingsbodem is gecreëerd door de facilitator om te experimenteren met nieuw gedrag. Denk aan veiligheid en openheid in de groep. Dan krijg je een middelmatigheid waar niemand op zit te wachten. Zonde! De trainingsacteur wordt een karikatuur van zichzelf, of althans van degene die hij/zij speelt. Bij Buro Heron werkt dat anders.

Het vraagt meer dan uitstekend acteertalent- en vaardigheden, namelijk een uitstekende houding en dat weten onze professioneel trainingsacteurs als geen ander. Hiermee bedoelen we: de trainingsacteur kan op natuurlijke wijze openstaan voor interpretatie. We zetten bevlogen professionals in die de rol van trainingsacteur net zo gaaf en belangrijk vinden als het regisseren van een theaterstuk of het spelen in een film met Linda de Mol. Zij zorgen voor magie tijdens een training. Real life situaties worden op herkenbare wijze én in samenspel met de deelnemers uitgewerkt. Het vraagt ook nog wat meer om als trainingsacteur succesvol te kunnen optreden.

Het succes van een goede voorbereiding

Voorbereiding is een sleutel tot succes. Dit betekent een gedegen briefing tussen opdrachtgever, facilitator en trainingsacteur, waarin de leerdoelen worden besproken. Vergeet daarbij ook niet de deelnemers te betrekken. Zij dienen vooraf helder te hebben wat hun persoonlijke praktijkuitdagingen zijn en brengen relevante casuïstiek in waarmee ze willen oefenen. Het gaat tenslotte om het leerproces van de deelnemers. Het kan nooit de bedoeling zijn dat de aandacht wordt gevestigd op het ijzersterke acteerwerk van de trainingsacteur of dat er vooral hard gelachen wordt om de rol die de acteur op zich neemt. Dan ga je voorbij aan de leerimpact.

De leervorm is bepalend

Het is anno 2019 en in de afgelopen jaren is het traditionele rollenspel in ontwikkeling geweest. De magie was daar een beetje uit zullen we maar zeggen. Er zijn veel mogelijkheden om op een laagdrempelige manier met trainingsacteurs vaardigheden te oefenen en te experimenteren met nieuw gedrag. We geven je graag een aantal eigentijdse leervormen waarbij een professioneel trainingsacteur wordt ingezet en die wat ons betreft impact verhogend zijn:

Fishbowl

De fishbowl is handig voor het behandelen van” hot topics “of het delen van ervaringen vanuit verschillende perspectieven. Wanneer een kleine groep medewerkers (3-4) in het midden een klantgesprek of projectoverleg nabootsen, zitten de overige deelnemers er in een kring omheen. Deze zogeheten fishbowl helpt knelpunten in gespreksvaardigheden transparant te maken en complexe cases samen op te lossen. Er blijft één stoel open voor een bezoeker (lees: de deelnemers die de buitenkring vormen en niet deelnemen aan het gesprek).

Het vraagt dus alertheid en sterke luistervaardigheden van de rest van de groep om in te grijpen op het moment dat iemand een ander perspectief, een andere emotie of andere wending in het gesprek wil inbrengen. De trainingsacteur speelt bijvoorbeeld de klant of kan als moderator optreden tijdens het gesprek. Deze werkvorm is zeer krachtig als je de gehele groep op een dynamische manier wilt betrekken bij het leerproces én je de controverse op wilt zoeken.

Improvisatietheater

In een Improvisatietheater voeren 2 trainingsacteurs herkenbare sketches uit die op maat zijn geschreven voor je organisatie. Thema’s als klantfocus, samenwerken, kennisdeling, wendbaarheid (of elk ander onderwerp) worden door de acteurs in scripts uitgewerkt met het jargon uit je organisatie. Lekker herkenbaar voor de doelgroep. Voorbeelden worden neergezet waarbij het publiek (de medewerkers) zelf regie voert op de gesprekken om zo te experimenteren en te leren van elkaar.

Dit proces wordt begeleid door een professionele regisseur. Het is een laagdrempelige manier om een ieder te betrekken bij een voor jouw organisatie relevant thema. Het brengt humor, vakinhoud en sociale vaardigheden samen. Het improvisatietheater kan vanaf 30 deelnemers tot zeer grote groepen en is zeer interactief door de catchbox die naar elkaar wordt toegespeeld.

Praktijksituaties in Virtual Reality

Om echt impact te maken bij je deelnemers, geef je ze een Virtual Reality bril. Virtual Reality haalt je even helemaal uit je dagelijkse omgeving en je hebt 100% aandacht van je deelnemers. De manier van leren verandert in een snel tempo. Organisaties focussen zich op het leren van 21e eeuw vaardigheden, zoals Design Thinking, Digital Literacy, sociale en culturele vaardigheden en zelfregulatie. De inzet van leerplatforms, nudges, moocs en VR wordt steeds vaker gedaan.

In een Virtual Reality Experience kun je werken met verschillende scenario’s die op maat gemaakt zijn. Ook meet je het gedrag van de deelnemers door de keuzes die ze maken in de VR Experience. Met VR breng je de praktijk, klassikaal leren en ontwikkelen samen in een andere vorm. Zo ontwikkelen deelnemers zich wanneer ze willen, waar ze ook zijn.

Uiteraard zetten wij VR niet stand-alone in, maar altijd in combinatie met een workshop of training. Hoe leuk is het dat de deelnemers de trainingsacteurs uit de VR experience vervolgens in levende lijve ontmoeten!

Voor het geven van de meest effectieve, inspirerende en impactvolle training, is het essentieel om te vertrouwen op de kwaliteit, inzet en houding van de professioneel trainingsacteurs. Wel met de juiste voorbereiding, gebruikmakend van eigentijdse leervormen.

Wil jij de magie van onze professioneel trainingsacteurs, Angelique, Carmen, Jeremiah, Jos of Rick ervaren en weten hoe zij een impactvolle ervaring verzorgen bij jouw deelnemers? Neem gerust contact met ons op voor referenties.

Ja hoor daar gaan we weer. De zoveelste reorganisatie, efficiëncyslag, transitie. Herken je ook deze reacties om je heen van collega’s?: “Dat waait wel weer over joh” of deze: “Ze hebben weer iets bedacht hoor, het gaat toch niet werken”. Stressloos omgaan met verandersituaties vraagt onder andere een nuchtere kijk op zaken en transparante communicatie.

Iedere verandering verdient een andere benadering. Hoe zorg je ervoor dat je verandering effectief doorgevoerd wordt? En hoe zorg je ervoor dat je je collega’s op zo’n manier mee krijgt dat je de weerstand beperkt? Veranderingen kunnen soms stress geven bij zowel de medewerkers als bij de organisatie zelf.

Graag geef ik je 7 eenvoudige tips om met verandersituaties om te gaan zonder al teveel stress.

Tip 1. Blijf nuchter

Laten we eerlijk zijn. Zoals het vroeger was, gaat het niet meer worden. Digitaliseren, agile werken, energietransities, diversiteitsvraagstukken. Andere muziek vraagt ook een ander geluid. Veranderingen zijn van alle dag. Ontkennen of denken dat het niet op jou van toepassing is, is wellicht geen reële gedachte. Verlangen naar ‘oude tijden’ is verspilde energie. Dit klinkt hard en dat klopt.

Toch zien we dat verandering vrijwel altijd gepaard gaat met tegenslagen. Blijf hier vooral nuchter onder. Zorg dat je de regie houdt op de mentale transitie die je medewerkers, team én de organisatie doormaken wanneer hun oude gedrag aangepast dient te worden aan de nieuwe situatie.

Ons devies: Langzamer is sneller en sneller is langzamer

Tip 2. Wees duidelijk over de urgentie

Wanneer besloten is hoe het wenkend perspectief eruit komt te zien, is het zaak om dit te communiceren naar de betreffende medewerkers. Is het een uitnodiging waarbij je medewerkers zelf de regie geeft óf ze mogen veranderen? Of is het een must do waarbij ze geen keuze hebben?

Veel organisaties beginnen met een vriendelijke uitnodiging, terwijl het eigenlijk een must do is. De uitnodiging verandert dan in een opdracht zodra de uitnodiging wordt geweigerd. Vaak heerst er ook nog veel onduidelijkheid over het waarom. Zorg ervoor dat je duidelijk bent in wat je verwacht van je medewerkers en koppel hier vooral een zo concreet mogelijk beeld aan vast over het waarom, waartoe, wanneer en met wie.

Tip 3. Ben niet verrast door weerstand

Voel je weerstand bij je medewerkers? Ervaar je chaos bij hen? Dat hoort bij het proces van veranderen. Ga jezelf maar na hoe je omgaat met een verhuizing, het verbreken van een relatie of het plotseling afscheid moeten nemen van een dierbare. Dan voel je toch ook verdriet, onmacht of stress? Die emoties horen erbij en dat geldt dus ook voor een organisatieverandering en de weerstand die dat oproept.

In veel gevallen reageren mensen hetzelfde op veranderingen. Het liefste willen ze zo snel mogelijk terug naar de ‘oude’ vertrouwde situatie, of gewoon duidelijkheid of doet men alsof het niet over hen gaat. Dit zijn reacties die haast niet te voorkomen zijn. Dit soort ontkenningen zijn logisch. Zelfs als je je doel bijna bereikt hebt en denkt dat je dichtbij de finish bent, kun je nog een kritische vraag verwachten. Dit hoort er nu eenmaal bij wanneer je een serieuze verandering doorvoert. Het is belangrijk dat je je realiseert dat tegenslagen tijdelijk zijn en dat ze erbij horen. Een verandering zonder enige tegenslag is niet realistisch.

In deze fase hebben je medewerkers vooral een luisterend oor nodig, een klaagmuur en in ieder geval ruimte om de emoties kwijt te kunnen aan collega’s, een leidinggevende of vertrouwenspersoon. Het kan ook helpen dat je je team de mogelijkheid geeft om samen op zoek te gaan hoe om te gaan met de verandering en vooral te bekijken hoe je je wendbaarheid kunt vergroten. Ons Inspiratie-Lab De Kamers van Verandering biedt hiertoe de mogelijkheid.

Tip 4. Gooi kolen op het vuur

Houd je van rust in je organisatie? Dan hebben we geen goed nieuws voor je. Rust in de organisatie is namelijk niet goed voor de verandering. Voor een gedrags- en cultuurverandering is een emotionele prikkel nodig. Gooi daarom eens kolen op het vuur en zorg ervoor dat die temperatuur flink gaat stijgen. Uiteraard wel met respect. Je medewerkers gaan niet veranderen wanneer jij hen niet uit hun comfortzone haalt. Het mag schuren, in de communicatie, in de samenwerking, in de context van de nieuwe situatie.

Er mogen best uitdagende gesprekken gevoerd worden, wees blij. Dat betekent een betrokkenheid van je medewerkers bij de organisatie. Het zou zorgelijk zijn als het een kabbelend beekje wordt. Houd de communicatie constructief, maar laat je medewerkers zelf andere perspectieven bedenken. Daag ze uit en betrek ze vooral bij het proces. Dat helpt bij de intrinsieke motivatie die nodig is om als geheel te veranderen.

Tip 5. Aandacht voor verlies

Niet één verandering gaat gepaard zonder verlies; er gaat altijd wel iets mis of verloren. Oude werkwijzen, oude relaties en verbindingen, collega’s die vertrekken, zekerheid, oude waarden en beloften kunnen verloren gaan. Zelfs wanneer het om een heel mooie verandering gaat, kan er verlies zijn. Het lonkende perspectief heeft vaak een prijs waar je voor betaalt. Ga vooral met je mensen in gesprek over dit verlies. Het klinkt wat zwaar, maar het kan voelen als een rouwproces waar medewerkers doorheen moeten. Het kan nog zo’n verbetering zijn, afscheid nemen doet zeer.

Aandacht, ruimte en tijd om weer opnieuw te verbinden is een belangrijke investering. Een eenvoudige vorm is om ‘verbazingslunches’ te organiseren waar medewerkers zich mogen uitspreken. Een andere manier is om vragenuurtjes in te plannen, zodat je ruimte biedt voor het indalen van de boodschap. Overigens hoor je zo meer wat er écht speelt bij medewerkers dan de vaak ongrijpbare gesprekken bij het koffieapparaat.

Tip 6. Probeer het eens van een andere kant te bekijken

Tijdens veranderingen hebben veel organisaties last van gedrag wat niet wenselijk is. Je kunt er alles aan doen om het gedrag te stoppen, maar soms wil het simpelweg niet lukken. Een herkenbaar voorbeeld is de zogeheten ‘ja-maar stand’; hierbij nemen medewerkers geen initiatief of eigenaarschap en dragen niet constructief bij aan de nieuwe situatie.

Je kunt je eens afvragen wat de reden van dit gedrag is, de kans is groot dat het wel degelijk een reden heeft, anders was het waarschijnlijk allang gestopt. Wanneer je stopt met het oplossen van het ongewenste gedrag en je focust op de reden, geeft dit je wellicht inzicht in hoe je het gedrag kunt veranderen. Bekijk het eens van een andere kant.

Tip 7. Communiceer de verbetering

Er wordt veel aandacht besteed aan de ’why’ van de verandering. Maar wat wordt er eigenlijk opgelost met deze verandering? Het beantwoorden van deze vraag wordt nog wel eens overgeslagen in veranderprocessen. Wat was er mis met de oude situatie? Wat kan er beter? Waar is de verandering een oplossing voor? What’s in it for you?

Het (vaak tot in den treure) communiceren over het waarom van de verandering, is essentieel om medewerkers sneller in de creatie-modus te krijgen. Wat gaat er nu écht veranderen en wat is er voor nodig? Hoe ziet de wereld er straks uit en wat is het wenkend perspectief? Hoe gaat het jouw werk vereenvoudigen? Hoe gaat het jou helpen effectiever samen te werken? Geeft het meer rust en ruimte geven voor je talenten en de dingen die je echt leuk vindt? Antwoord op deze vragen geven, zorgt voor een breder draagvlak en een blik op de toekomst die helder is!
In ons artikel ‘Leiderschap vraagt stuurmanskracht’ lees je welke communicatie je in kunt zetten om dit punt voor jou te laten werken.

Wil jij inspiratie hoe om te gaan met verandering? Wil je kennis maken met een innovatieve manier om de dialoog aan te gaan hoe jouw team effectiever omgaat met een organisatiewijziging of transitie? Wil je samen verandering verwezenlijken, maar zoek je nog naar het ‘hoe’? Bel ons voor een inspirerend gesprek. Wij maken je verandering lichter én effectiever. 

In het vergroten van je werkgeluk speelt persoonlijk leiderschap een belangrijke rol. Twee woorden die we vaak horen, maar ga er maar aanstaan!

Soms zitten dingen in de weg

Toen ik circa 10 jaar geleden bedacht om voor mezelf te beginnen, had ik steeds een excuus om het vooral een idee te laten zijn en het niet daadwerkelijk te doen. “Er zijn al zoveel trainingsbureaus” of “Dat gaat me toch nooit lukken” of “Straks heb ik onvoldoende inkomen”. De belemmerende overtuigingen waren sterk dus maakte ik 7 jaar geleden de overstap naar een internationale organisatie. Het internationale aspect lonkte, een specialistisch bureau in plaats van de ‘alleskunner’ vond ik ook wel wat en het klonk wel sexy: Een internationale carrière. Maar het systeem waar ik in belandde, de traditionele hark van lagen en politiek maakte me echt ongelukkig in mijn werk. Er waren eilandjes, een sterke ‘IK’-cultuur en veel ‘moeten’, terwijl ik juist graag verbinding maak met collega’s, co-creëer en autonomie belangrijk vind.

De veilige route of kiezen voor het onbekende

Voor de rust op mijn CV heb ik het 2 jaar volgehouden. Het kostte me veel energie en mijn leuke klanten hielden me op de been. En weer popte het idee op om mijn eigen onderneming te starten. En ook toen bleef het bij een idee. Dit keer was het excuus: een dure scheiding en als alleenstaande moeder ga je geen risico’s nemen, toch?! Ik koos voor de veilige, vertrouwde weg (overigens heb ik daar geen spijt van gehad) om voor de derde keer bij vds te gaan werken. Dat leverde goede gesprekken op, want wie gaat er nu drie keer bij eenzelfde bedrijf werken. Ik dus! Leuke collega’s, een inspirerende eigenaar en veel vrijheid. Daarnaast heb ik fantastische projecten mogen doen en heel mooie, verdiepende klantrelaties opgebouwd. Allemaal aspecten die hebben bijgedragen aan mijn werkgeluk.

Gedreven door waarden

Pas toen mijn persoonlijke drivers een andere kant op gingen en het hier en daar ging schuren op waarden en kwaliteit ging ik bij mezelf te rade. Pas toen ging ik wikken en wegen en durfde ik eindelijk al mijn zekerheid los te laten en de stap te maken naar eigen ondernemerschap. En zelfs bij dat besluit heb ik anderen nodig gehad die me stimuleerden om het daadwerkelijk te gaan doen. Tuurlijk had ik kunnen kiezen voor een salesmanagers job met een spannend salaris of had ik me kunnen aansluiten bij (weer) een ander trainingsbureau, maar ik voelde dat ik daar niet per se heel gelukkig van ging worden. Soms is een stap terug doen nodig om vooruit te komen. Kiezen voor het onbekende en regie nemen over je eigen werk voelt ook zo goed! Vooral het aspect om dicht bij jezelf en je eigen waarden te blijven maakt de keuze krachtig. En zo geschiedde.

Daadkrachtig het roer om

In mijn zoektocht naar inspiratie op het thema werkgeluk en hoe anderen invulling geven aan de pijler persoonlijk leiderschap, kwam ik een verhaal tegen van een boer uit Thailand die het drukke Bangkok is ‘ontvlucht’ omdat hij het gevoel had veel te hard te werken en zijn leven almaar moeilijker werd. Zijn naam is Jon Jandai en heeft inmiddels zijn verhaal gedeeld met de wereld via diverse tv-programma’s en op TedEx.com. In zijn tijd in Bangkok verdiende hij slecht, werkte 10 uur per dag en had weinig te eten en nauwelijks tijd voor zichzelf.

Hij had grote zorgen om zijn familie, die hij moest onderhouden. Hij had het gevoel dat dit is waar hij voor bestemd was. Hard werken, een moeilijk leven en veel zorgen. Er kwam een punt waarop hij dacht: ‘Waarom werk ik zo hard? Mijn leven is moeilijk. Dat was een omslag en hij toonde lef en daadkracht en het roer ging om.

We willen in het leven meer, meer, meer en we streven naar succes. Maar wordt het er leuker op? Maken we nog wel bewust keuzes als het om werk gaat? Of laten we ons leiden door wat anderen daarin belangrijk vinden of van ons vragen? Blijven we zitten op een job die niet brengt wat we hopen uit angst voor het onbekende?

Jandai ging terug naar het platteland. Hij had geen huis, geen opleiding en 7 jaar heel hard gewerkt. Hij had weer tijd om bij zichzelf te zijn. Tijd om zichzelf te begrijpen en zichzelf te leren kennen en te overdenken: Wat wil ik nu echt?

Het leven wordt eenvoudiger

Omdat hij tijd over had, hij had immers geen baan meer, ging hij zelf een huis bouwen. Een vriend van hem, Universitair geschoold en hard werkend had een huis, hij moet er alleen 30 jaar voor werken. Jandai heeft er 2 maanden over gedaan om zijn eigen huis te bouwen. Hij legde ook een tuin aan en verbouwde er groenten en rijst. Het onderhoud van zijn tuin kost hem 15 minuten per dag. Hij had een vijver gemaakt waar genoeg vissen in konden. Zo had hij een dak boven zijn hoofd, eten en drinken en meer tijd dan ooit. Hij voelde zich vrij, had geen zorgen, minder angst en zag de schoonheid van het leven weer. Zijn leven is eenvoudig.

Blijven vragen

De vraag blijft bij mij resoneren na het bekijken van het inspirerende verhaal van Jandai. Wat wil ik nu echt? En deze vraag wil ik steeds blijven stellen op kruispunten. Wat is nu van waarde in mijn leven? Waar wil ik mijn tijd en aandacht aan besteden? Dit zijn trage vragen waar ik op hem moeten kauwen en dan is er een moment dat het antwoord je invalt. En ook ten aanzien van mijn werk stel ik mezelf geregeld vragen. Over opdrachten bij klanten. Over samenwerkingspartners en hoe ik mij verhoud tot mijn werkgever. Deze laatste vraag heeft mij geholpen in mijn persoonlijke keuzes. Connect met jezelf, met anderen en maak bewust keuzes die blij makend zijn. Zo is het leven makkelijk en kies je voor jezelf. Laat je niet leiden (of lijden) door een schijnzekerheid en vind weer geluk in wat je doet.

En nu staat er het prachtige Buro Heron waar we met bevlogen trainers, coaches, facilitators, professionele acteurs en theatermakers waarde brengen bij onze klanten. Omdat ik geloof in werkgeluk en ik na zoveel jaar ervaring precies weet wat daarvoor nodig is. Waar we medewerkers in beweging zetten, ieder op zijn/haar eigen manier. Waar we het werkgeluk vergroten door te prikkelen, te inspireren, te verrassen en door medewerkers concrete stappen te laten zetten in hun persoonlijke ontwikkeling. Stappen die impact realiseren. Hoe gaaf is dat?!

Dus dank Jon Jandai. Met mijn werkgeluk zit het wel goed aankomende jaren. Nu dat van jou nog!

“It’s not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change”.

Deze bekende uitspraak van Charles Darwin geldt ook voor de wendbare medewerker van nu.
De buzz rondom agile werken is nog niet voorbij. Waarom? Omdat snelle veranderingen in de markt, technologische ontwikkelingen, de netwerk economie en de noodzaak om te blijven innoveren aan de orde van de dag zijn. Organisaties veranderen continue en omdat de markt dynamisch blijft, verandert het werk daarmee ook. Het is zaak dat je ervoor zorgt dat je medewerkers de maalstroom van de tijd kunnen bijbenen. Dat ze regie nemen over hun eigen loopbaan en inzetbaarheid en wendbaar blijven. Kortom, agile werken it is!

Agile manier van werken. Hoe creëer je wendbare medewerkers?

Medewerkers moeten wendbaar zijn om zich aan te aan te kunnen passen aan voortdurend wijzigende omstandigheden. Hoe creëer je wendbare medewerkers? Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers het vermogen hebben om snel en flexibel nieuwe skills te ontwikkelen zodat zij effectief wendbaar blijven? Er zijn al zoveel artikelen over geschreven en heel eerlijk denk ik weleens: “Het is een hype, het bekt lekker en in de jaren ’80 spraken we over ‘flexibele’ medewerkers en nu noemen we ze wendbaarheid of agile werken”. Het lijkt alsof we steeds opnieuw het wiel aan het uitvinden zijn. Maar weten we niet allang dat zelfregie en autonomie sleutelwoorden zijn in dit kader? Dat de wendbaarheid van nu mogelijk hetzelfde is als de flexibiliteit van toen? Hoe komt het dan dat veelal grote organisaties het maar niet lukt om de eigen verantwoordelijkheid bij hun medewerkers neer te leggen en te zorgen dat zij zelf in actie komen daar waar het nodig is?

Agile organiseren. Hoe ziet een wendbare organisatie eruit?

Wat heeft een wendbare organisatie meer of anders dan een log bedrijf? Ze zijn in staat om met behendigheid en een zekere mate van lenigheid nieuwe kansen te creëren, klanten aan zich te binden en nieuwe markten aan te boren. Ze hebben het lef om de hiërarchische structuur meer los te laten (is sowieso echt niet meer van deze tijd!) en een pizza organisatie neer te zetten waarin flexibele hubs en gelegenheidsorganisaties worden gevormd. Waar medewerkers empowered worden om zelf met oplossingen te komen voor uitdagingen. Waar een decentralisatie is doorgevoerd, medewerkers worden bevraagd en fouten gemaakt mogen worden. Ze hebben agile organiseren doorgevoerd tot in het dna.

Agile organiseren = Beyond Hierarchy

Deze agile organisaties zijn tevens in staat om leiderschap dusdanig te mobiliseren dat er goede gesprekken worden gevoerd met medewerkers, risico’s worden genomen en controle meer wordt losgelaten en bovenal vertrouwen wordt gecreëerd. Waar nieuwe verhalen worden verteld en medewerkers worden geïnspireerd in plaats van angst wordt ingeboezemd voor de toekomst. Waarin medewerkers het gevoel krijgen zelf aan het stuur te staan van hun ontwikkeling binnen of buiten het bedrijf en daar ook alle ruimte voor krijgen. Bekijk vooral dit inspirerende filmpje op YouTube van Josephine Green over Going Beyond Hierarchy.

Ook zijn wendbare organisaties bovengemiddeld bezig met het definiëren van hun identiteit blijkt uit een promotieonderzoek van Mark Nijssen rondom wendbare organisaties (2014). Organisaties die zich in meerdere mate afvragen: Waar staan wij voor? Wat is onze maatschappelijke relevantie en wat dragen we bij? Dit sorteert in een effect op medewerkers dat zij, ondanks relatieve onzekerheid toch met een trots gevoel werken voor deze bedrijven, omdat ze ergens bij willen horen wat hen inspireert en aanspreekt.

Agile werken = Veerkracht gevraagd

Daarnaast hebben deze organisaties de veerkracht om grote en/of onvoorziene veranderingen in de markt op te vangen. Klinkt logisch? En toch vraagt dat ook een set vaardigheden van medewerkers om hierin mee te gaan. Immers, bij krimp, een overname of reorganisatie is de vraag: “Kan ik mijn baan behouden?”. Als je medewerkers hebt die al langere tijd in dienst zijn, dan is de vraag of zij de flexibiliteit en veerkracht in zich hebben om met deze veranderende omstandigheden om te gaan. Hebben zij de veerkracht om agile te werken?

Sommige medewerkers hebben überhaupt moeite met veranderingen, zeker als het gevoel ontstaat grip te verliezen op de toekomst, er angst ontstaat voor het onbekende of frustraties ontstaan bij de gewijzigde situatie. Die verandering hoeft niet per se te zitten in grootschalige reorganisaties. Een andere manier van aansturing of manier van samenwerking kan al zorgen voor onrust of onzekerheid.
Dan dienen medewerkers vanuit zelfregie keuzes te maken voor hun persoonlijke mobiliteit en veerkracht. En dat is niet iedereen gegeven en ontwikkel je ook niet even met een workshopje.

Focus op toekomstgerichte vaardigheden

Wat is er voor nodig om ook de behoudende medewerker in beweging te krijgen en niet alleen de haantjes de voorste? In de eerste plaats uitstekende sociale en emotionele vaardigheden om toekomstbestendig te werken en handelen, zeker als je als medewerkers een andere richting op wilt of moet. Het vermogen om je te verdiepen in anderen, samen te werken, kennis op te doen en toe te passen is dan ook essentieel. Sociale netwerken zijn daarnaast voor medewerkers zeer belangrijk om op een professionele en flexibele wijze jezelf duurzaam inzetbaar te maken. Het is niet voor niets dat LinkedIn en andere sociale media populair zijn onder werkend Nederland.

Agile werken als medewerkers? Dan geldt wat mij betreft hetzelfde als voor de wendbare organisatie: Waar sta jij voor? Wat is jouw maatschappelijke relevantie en waar wil jij aan bijdragen? Daarmee zullen medewerkers de verbinding moeten zoeken met de organisatie waarvoor ze werken. Is er een match te maken met waar de organisatie voor staat (de purpose) en je persoonlijke drivers?

De agile organisatie. Helpende succesfactoren voor managers

Het is voor agile organisaties net zo belangrijk om in verbinding te blijven staan met hun medewerkers als andersom. Geef als leidinggevende voldoende inspiratie aan je medewerkers om hun talenten in te zetten. Daag hen uit, maak ze nieuwsgierig en geef ze de gelegenheid om zelf met initiatieven te komen. Stimuleer sociale innovatie. Leg de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie en laat medewerkers meepraten over belangrijke besluiten. Zo blijven ze langer geboeid en verbonden met je organisatie en blijven ze doorgaans ook effectief presteren in onzekere situaties.

Begeleid ze waar nodig om zichzelf te herontdekken, bijvoorbeeld door een selfassessment of een inspiratiesessie rondom ‘talentspotting’. Als je ze namelijk inzicht geeft kunnen ze anticiperen op veranderingen en weten ze sneller waar ze zich op moeten aanpassen. Help medewerkers ook om zelfverantwoordelijkheid en zelfregie te nemen door ze stevig aan de tand te voelen rondom hun persoonlijke waarden en drijfveren of populair gezegd: hun persoonlijke WHY. Van daaruit kunnen medewerkers in actie komen en zijn ze de ambassadeurs van je organisatie.