Ja hoor daar gaan we weer. De zoveelste reorganisatie, efficiëncyslag, transitie. Herken je ook deze reacties om je heen van collega’s?: “Dat waait wel weer over joh” of deze: “Ze hebben weer iets bedacht hoor, het gaat toch niet werken”. Stressloos omgaan met verandersituaties vraagt onder andere een nuchtere kijk op zaken en transparante communicatie.

Iedere verandering verdient een andere benadering. Hoe zorg je ervoor dat je verandering effectief doorgevoerd wordt? En hoe zorg je ervoor dat je je collega’s op zo’n manier mee krijgt dat je de weerstand beperkt? Veranderingen kunnen soms stress geven bij zowel de medewerkers als bij de organisatie zelf.

Graag geef ik je 7 eenvoudige tips om met verandersituaties om te gaan zonder al teveel stress.

Tip 1. Blijf nuchter

Laten we eerlijk zijn. Zoals het vroeger was, gaat het niet meer worden. Digitaliseren, agile werken, energietransities, diversiteitsvraagstukken. Andere muziek vraagt ook een ander geluid. Veranderingen zijn van alle dag. Ontkennen of denken dat het niet op jou van toepassing is, is wellicht geen reële gedachte. Verlangen naar ‘oude tijden’ is verspilde energie. Dit klinkt hard en dat klopt.

Toch zien we dat verandering vrijwel altijd gepaard gaat met tegenslagen. Blijf hier vooral nuchter onder. Zorg dat je de regie houdt op de mentale transitie die je medewerkers, team én de organisatie doormaken wanneer hun oude gedrag aangepast dient te worden aan de nieuwe situatie.

Ons devies: Langzamer is sneller en sneller is langzamer

Tip 2. Wees duidelijk over de urgentie

Wanneer besloten is hoe het wenkend perspectief eruit komt te zien, is het zaak om dit te communiceren naar de betreffende medewerkers. Is het een uitnodiging waarbij je medewerkers zelf de regie geeft óf ze mogen veranderen? Of is het een must do waarbij ze geen keuze hebben?

Veel organisaties beginnen met een vriendelijke uitnodiging, terwijl het eigenlijk een must do is. De uitnodiging verandert dan in een opdracht zodra de uitnodiging wordt geweigerd. Vaak heerst er ook nog veel onduidelijkheid over het waarom. Zorg ervoor dat je duidelijk bent in wat je verwacht van je medewerkers en koppel hier vooral een zo concreet mogelijk beeld aan vast over het waarom, waartoe, wanneer en met wie.

Tip 3. Ben niet verrast door weerstand

Voel je weerstand bij je medewerkers? Ervaar je chaos bij hen? Dat hoort bij het proces van veranderen. Ga jezelf maar na hoe je omgaat met een verhuizing, het verbreken van een relatie of het plotseling afscheid moeten nemen van een dierbare. Dan voel je toch ook verdriet, onmacht of stress? Die emoties horen erbij en dat geldt dus ook voor een organisatieverandering en de weerstand die dat oproept.

In veel gevallen reageren mensen hetzelfde op veranderingen. Het liefste willen ze zo snel mogelijk terug naar de ‘oude’ vertrouwde situatie, of gewoon duidelijkheid of doet men alsof het niet over hen gaat. Dit zijn reacties die haast niet te voorkomen zijn. Dit soort ontkenningen zijn logisch. Zelfs als je je doel bijna bereikt hebt en denkt dat je dichtbij de finish bent, kun je nog een kritische vraag verwachten. Dit hoort er nu eenmaal bij wanneer je een serieuze verandering doorvoert. Het is belangrijk dat je je realiseert dat tegenslagen tijdelijk zijn en dat ze erbij horen. Een verandering zonder enige tegenslag is niet realistisch.

In deze fase hebben je medewerkers vooral een luisterend oor nodig, een klaagmuur en in ieder geval ruimte om de emoties kwijt te kunnen aan collega’s, een leidinggevende of vertrouwenspersoon. Het kan ook helpen dat je je team de mogelijkheid geeft om samen op zoek te gaan hoe om te gaan met de verandering en vooral te bekijken hoe je je wendbaarheid kunt vergroten. Ons Inspiratie-Lab De Kamers van Verandering biedt hiertoe de mogelijkheid.

Tip 4. Gooi kolen op het vuur

Houd je van rust in je organisatie? Dan hebben we geen goed nieuws voor je. Rust in de organisatie is namelijk niet goed voor de verandering. Voor een gedrags- en cultuurverandering is een emotionele prikkel nodig. Gooi daarom eens kolen op het vuur en zorg ervoor dat die temperatuur flink gaat stijgen. Uiteraard wel met respect. Je medewerkers gaan niet veranderen wanneer jij hen niet uit hun comfortzone haalt. Het mag schuren, in de communicatie, in de samenwerking, in de context van de nieuwe situatie.

Er mogen best uitdagende gesprekken gevoerd worden, wees blij. Dat betekent een betrokkenheid van je medewerkers bij de organisatie. Het zou zorgelijk zijn als het een kabbelend beekje wordt. Houd de communicatie constructief, maar laat je medewerkers zelf andere perspectieven bedenken. Daag ze uit en betrek ze vooral bij het proces. Dat helpt bij de intrinsieke motivatie die nodig is om als geheel te veranderen.

Tip 5. Aandacht voor verlies

Niet één verandering gaat gepaard zonder verlies; er gaat altijd wel iets mis of verloren. Oude werkwijzen, oude relaties en verbindingen, collega’s die vertrekken, zekerheid, oude waarden en beloften kunnen verloren gaan. Zelfs wanneer het om een heel mooie verandering gaat, kan er verlies zijn. Het lonkende perspectief heeft vaak een prijs waar je voor betaalt. Ga vooral met je mensen in gesprek over dit verlies. Het klinkt wat zwaar, maar het kan voelen als een rouwproces waar medewerkers doorheen moeten. Het kan nog zo’n verbetering zijn, afscheid nemen doet zeer.

Aandacht, ruimte en tijd om weer opnieuw te verbinden is een belangrijke investering. Een eenvoudige vorm is om ‘verbazingslunches’ te organiseren waar medewerkers zich mogen uitspreken. Een andere manier is om vragenuurtjes in te plannen, zodat je ruimte biedt voor het indalen van de boodschap. Overigens hoor je zo meer wat er écht speelt bij medewerkers dan de vaak ongrijpbare gesprekken bij het koffieapparaat.

Tip 6. Probeer het eens van een andere kant te bekijken

Tijdens veranderingen hebben veel organisaties last van gedrag wat niet wenselijk is. Je kunt er alles aan doen om het gedrag te stoppen, maar soms wil het simpelweg niet lukken. Een herkenbaar voorbeeld is de zogeheten ‘ja-maar stand’; hierbij nemen medewerkers geen initiatief of eigenaarschap en dragen niet constructief bij aan de nieuwe situatie.

Je kunt je eens afvragen wat de reden van dit gedrag is, de kans is groot dat het wel degelijk een reden heeft, anders was het waarschijnlijk allang gestopt. Wanneer je stopt met het oplossen van het ongewenste gedrag en je focust op de reden, geeft dit je wellicht inzicht in hoe je het gedrag kunt veranderen. Bekijk het eens van een andere kant.

Tip 7. Communiceer de verbetering

Er wordt veel aandacht besteed aan de ’why’ van de verandering. Maar wat wordt er eigenlijk opgelost met deze verandering? Het beantwoorden van deze vraag wordt nog wel eens overgeslagen in veranderprocessen. Wat was er mis met de oude situatie? Wat kan er beter? Waar is de verandering een oplossing voor? What’s in it for you?

Het (vaak tot in den treure) communiceren over het waarom van de verandering, is essentieel om medewerkers sneller in de creatie-modus te krijgen. Wat gaat er nu écht veranderen en wat is er voor nodig? Hoe ziet de wereld er straks uit en wat is het wenkend perspectief? Hoe gaat het jouw werk vereenvoudigen? Hoe gaat het jou helpen effectiever samen te werken? Geeft het meer rust en ruimte geven voor je talenten en de dingen die je echt leuk vindt? Antwoord op deze vragen geven, zorgt voor een breder draagvlak en een blik op de toekomst die helder is!
In ons artikel ‘Leiderschap vraagt stuurmanskracht’ lees je welke communicatie je in kunt zetten om dit punt voor jou te laten werken.

Wil jij inspiratie hoe om te gaan met verandering? Wil je kennis maken met een innovatieve manier om de dialoog aan te gaan hoe jouw team effectiever omgaat met een organisatiewijziging of transitie? Wil je samen verandering verwezenlijken, maar zoek je nog naar het ‘hoe’? Bel ons voor een inspirerend gesprek. Wij maken je verandering lichter én effectiever. 

In het vergroten van je werkgeluk speelt persoonlijk leiderschap een belangrijke rol. Twee woorden die we vaak horen, maar ga er maar aanstaan!

Soms zitten dingen in de weg

Toen ik circa 10 jaar geleden bedacht om voor mezelf te beginnen, had ik steeds een excuus om het vooral een idee te laten zijn en het niet daadwerkelijk te doen. “Er zijn al zoveel trainingsbureaus” of “Dat gaat me toch nooit lukken” of “Straks heb ik onvoldoende inkomen”. De belemmerende overtuigingen waren sterk dus maakte ik 7 jaar geleden de overstap naar een internationale organisatie. Het internationale aspect lonkte, een specialistisch bureau in plaats van de ‘alleskunner’ vond ik ook wel wat en het klonk wel sexy: Een internationale carrière. Maar het systeem waar ik in belandde, de traditionele hark van lagen en politiek maakte me echt ongelukkig in mijn werk. Er waren eilandjes, een sterke ‘IK’-cultuur en veel ‘moeten’, terwijl ik juist graag verbinding maak met collega’s, co-creëer en autonomie belangrijk vind.

De veilige route of kiezen voor het onbekende

Voor de rust op mijn CV heb ik het 2 jaar volgehouden. Het kostte me veel energie en mijn leuke klanten hielden me op de been. En weer popte het idee op om mijn eigen onderneming te starten. En ook toen bleef het bij een idee. Dit keer was het excuus: een dure scheiding en als alleenstaande moeder ga je geen risico’s nemen, toch?! Ik koos voor de veilige, vertrouwde weg (overigens heb ik daar geen spijt van gehad) om voor de derde keer bij vds te gaan werken. Dat leverde goede gesprekken op, want wie gaat er nu drie keer bij eenzelfde bedrijf werken. Ik dus! Leuke collega’s, een inspirerende eigenaar en veel vrijheid. Daarnaast heb ik fantastische projecten mogen doen en heel mooie, verdiepende klantrelaties opgebouwd. Allemaal aspecten die hebben bijgedragen aan mijn werkgeluk.

Gedreven door waarden

Pas toen mijn persoonlijke drivers een andere kant op gingen en het hier en daar ging schuren op waarden en kwaliteit ging ik bij mezelf te rade. Pas toen ging ik wikken en wegen en durfde ik eindelijk al mijn zekerheid los te laten en de stap te maken naar eigen ondernemerschap. En zelfs bij dat besluit heb ik anderen nodig gehad die me stimuleerden om het daadwerkelijk te gaan doen. Tuurlijk had ik kunnen kiezen voor een salesmanagers job met een spannend salaris of had ik me kunnen aansluiten bij (weer) een ander trainingsbureau, maar ik voelde dat ik daar niet per se heel gelukkig van ging worden. Soms is een stap terug doen nodig om vooruit te komen. Kiezen voor het onbekende en regie nemen over je eigen werk voelt ook zo goed! Vooral het aspect om dicht bij jezelf en je eigen waarden te blijven maakt de keuze krachtig. En zo geschiedde.

Daadkrachtig het roer om

In mijn zoektocht naar inspiratie op het thema werkgeluk en hoe anderen invulling geven aan de pijler persoonlijk leiderschap, kwam ik een verhaal tegen van een boer uit Thailand die het drukke Bangkok is ‘ontvlucht’ omdat hij het gevoel had veel te hard te werken en zijn leven almaar moeilijker werd. Zijn naam is Jon Jandai en heeft inmiddels zijn verhaal gedeeld met de wereld via diverse tv-programma’s en op TedEx.com. In zijn tijd in Bangkok verdiende hij slecht, werkte 10 uur per dag en had weinig te eten en nauwelijks tijd voor zichzelf.

Hij had grote zorgen om zijn familie, die hij moest onderhouden. Hij had het gevoel dat dit is waar hij voor bestemd was. Hard werken, een moeilijk leven en veel zorgen. Er kwam een punt waarop hij dacht: ‘Waarom werk ik zo hard? Mijn leven is moeilijk. Dat was een omslag en hij toonde lef en daadkracht en het roer ging om.

We willen in het leven meer, meer, meer en we streven naar succes. Maar wordt het er leuker op? Maken we nog wel bewust keuzes als het om werk gaat? Of laten we ons leiden door wat anderen daarin belangrijk vinden of van ons vragen? Blijven we zitten op een job die niet brengt wat we hopen uit angst voor het onbekende?

Jandai ging terug naar het platteland. Hij had geen huis, geen opleiding en 7 jaar heel hard gewerkt. Hij had weer tijd om bij zichzelf te zijn. Tijd om zichzelf te begrijpen en zichzelf te leren kennen en te overdenken: Wat wil ik nu echt?

Het leven wordt eenvoudiger

Omdat hij tijd over had, hij had immers geen baan meer, ging hij zelf een huis bouwen. Een vriend van hem, Universitair geschoold en hard werkend had een huis, hij moet er alleen 30 jaar voor werken. Jandai heeft er 2 maanden over gedaan om zijn eigen huis te bouwen. Hij legde ook een tuin aan en verbouwde er groenten en rijst. Het onderhoud van zijn tuin kost hem 15 minuten per dag. Hij had een vijver gemaakt waar genoeg vissen in konden. Zo had hij een dak boven zijn hoofd, eten en drinken en meer tijd dan ooit. Hij voelde zich vrij, had geen zorgen, minder angst en zag de schoonheid van het leven weer. Zijn leven is eenvoudig.

Blijven vragen

De vraag blijft bij mij resoneren na het bekijken van het inspirerende verhaal van Jandai. Wat wil ik nu echt? En deze vraag wil ik steeds blijven stellen op kruispunten. Wat is nu van waarde in mijn leven? Waar wil ik mijn tijd en aandacht aan besteden? Dit zijn trage vragen waar ik op hem moeten kauwen en dan is er een moment dat het antwoord je invalt. En ook ten aanzien van mijn werk stel ik mezelf geregeld vragen. Over opdrachten bij klanten. Over samenwerkingspartners en hoe ik mij verhoud tot mijn werkgever. Deze laatste vraag heeft mij geholpen in mijn persoonlijke keuzes. Connect met jezelf, met anderen en maak bewust keuzes die blij makend zijn. Zo is het leven makkelijk en kies je voor jezelf. Laat je niet leiden (of lijden) door een schijnzekerheid en vind weer geluk in wat je doet.

En nu staat er het prachtige Buro Heron waar we met bevlogen trainers, coaches, facilitators, professionele acteurs en theatermakers waarde brengen bij onze klanten. Omdat ik geloof in werkgeluk en ik na zoveel jaar ervaring precies weet wat daarvoor nodig is. Waar we medewerkers in beweging zetten, ieder op zijn/haar eigen manier. Waar we het werkgeluk vergroten door te prikkelen, te inspireren, te verrassen en door medewerkers concrete stappen te laten zetten in hun persoonlijke ontwikkeling. Stappen die impact realiseren. Hoe gaaf is dat?!

Dus dank Jon Jandai. Met mijn werkgeluk zit het wel goed aankomende jaren. Nu dat van jou nog!

“It’s not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change”.

Deze bekende uitspraak van Charles Darwin geldt ook voor de wendbare medewerker van nu.
De buzz rondom agile werken is nog niet voorbij. Waarom? Omdat snelle veranderingen in de markt, technologische ontwikkelingen, de netwerk economie en de noodzaak om te blijven innoveren aan de orde van de dag zijn. Organisaties veranderen continue en omdat de markt dynamisch blijft, verandert het werk daarmee ook. Het is zaak dat je ervoor zorgt dat je medewerkers de maalstroom van de tijd kunnen bijbenen. Dat ze regie nemen over hun eigen loopbaan en inzetbaarheid en wendbaar blijven. Kortom, agile werken it is!

Agile manier van werken. Hoe creëer je wendbare medewerkers?

Medewerkers moeten wendbaar zijn om zich aan te aan te kunnen passen aan voortdurend wijzigende omstandigheden. Hoe creëer je wendbare medewerkers? Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers het vermogen hebben om snel en flexibel nieuwe skills te ontwikkelen zodat zij effectief wendbaar blijven? Er zijn al zoveel artikelen over geschreven en heel eerlijk denk ik weleens: “Het is een hype, het bekt lekker en in de jaren ’80 spraken we over ‘flexibele’ medewerkers en nu noemen we ze wendbaarheid of agile werken”. Het lijkt alsof we steeds opnieuw het wiel aan het uitvinden zijn. Maar weten we niet allang dat zelfregie en autonomie sleutelwoorden zijn in dit kader? Dat de wendbaarheid van nu mogelijk hetzelfde is als de flexibiliteit van toen? Hoe komt het dan dat veelal grote organisaties het maar niet lukt om de eigen verantwoordelijkheid bij hun medewerkers neer te leggen en te zorgen dat zij zelf in actie komen daar waar het nodig is?

Agile organiseren. Hoe ziet een wendbare organisatie eruit?

Wat heeft een wendbare organisatie meer of anders dan een log bedrijf? Ze zijn in staat om met behendigheid en een zekere mate van lenigheid nieuwe kansen te creëren, klanten aan zich te binden en nieuwe markten aan te boren. Ze hebben het lef om de hiërarchische structuur meer los te laten (is sowieso echt niet meer van deze tijd!) en een pizza organisatie neer te zetten waarin flexibele hubs en gelegenheidsorganisaties worden gevormd. Waar medewerkers empowered worden om zelf met oplossingen te komen voor uitdagingen. Waar een decentralisatie is doorgevoerd, medewerkers worden bevraagd en fouten gemaakt mogen worden. Ze hebben agile organiseren doorgevoerd tot in het dna.

Agile organiseren = Beyond Hierarchy

Deze agile organisaties zijn tevens in staat om leiderschap dusdanig te mobiliseren dat er goede gesprekken worden gevoerd met medewerkers, risico’s worden genomen en controle meer wordt losgelaten en bovenal vertrouwen wordt gecreëerd. Waar nieuwe verhalen worden verteld en medewerkers worden geïnspireerd in plaats van angst wordt ingeboezemd voor de toekomst. Waarin medewerkers het gevoel krijgen zelf aan het stuur te staan van hun ontwikkeling binnen of buiten het bedrijf en daar ook alle ruimte voor krijgen. Bekijk vooral dit inspirerende filmpje op YouTube van Josephine Green over Going Beyond Hierarchy.

Ook zijn wendbare organisaties bovengemiddeld bezig met het definiëren van hun identiteit blijkt uit een promotieonderzoek van Mark Nijssen rondom wendbare organisaties (2014). Organisaties die zich in meerdere mate afvragen: Waar staan wij voor? Wat is onze maatschappelijke relevantie en wat dragen we bij? Dit sorteert in een effect op medewerkers dat zij, ondanks relatieve onzekerheid toch met een trots gevoel werken voor deze bedrijven, omdat ze ergens bij willen horen wat hen inspireert en aanspreekt.

Agile werken = Veerkracht gevraagd

Daarnaast hebben deze organisaties de veerkracht om grote en/of onvoorziene veranderingen in de markt op te vangen. Klinkt logisch? En toch vraagt dat ook een set vaardigheden van medewerkers om hierin mee te gaan. Immers, bij krimp, een overname of reorganisatie is de vraag: “Kan ik mijn baan behouden?”. Als je medewerkers hebt die al langere tijd in dienst zijn, dan is de vraag of zij de flexibiliteit en veerkracht in zich hebben om met deze veranderende omstandigheden om te gaan. Hebben zij de veerkracht om agile te werken?

Sommige medewerkers hebben überhaupt moeite met veranderingen, zeker als het gevoel ontstaat grip te verliezen op de toekomst, er angst ontstaat voor het onbekende of frustraties ontstaan bij de gewijzigde situatie. Die verandering hoeft niet per se te zitten in grootschalige reorganisaties. Een andere manier van aansturing of manier van samenwerking kan al zorgen voor onrust of onzekerheid.
Dan dienen medewerkers vanuit zelfregie keuzes te maken voor hun persoonlijke mobiliteit en veerkracht. En dat is niet iedereen gegeven en ontwikkel je ook niet even met een workshopje.

Focus op toekomstgerichte vaardigheden

Wat is er voor nodig om ook de behoudende medewerker in beweging te krijgen en niet alleen de haantjes de voorste? In de eerste plaats uitstekende sociale en emotionele vaardigheden om toekomstbestendig te werken en handelen, zeker als je als medewerkers een andere richting op wilt of moet. Het vermogen om je te verdiepen in anderen, samen te werken, kennis op te doen en toe te passen is dan ook essentieel. Sociale netwerken zijn daarnaast voor medewerkers zeer belangrijk om op een professionele en flexibele wijze jezelf duurzaam inzetbaar te maken. Het is niet voor niets dat LinkedIn en andere sociale media populair zijn onder werkend Nederland.

Agile werken als medewerkers? Dan geldt wat mij betreft hetzelfde als voor de wendbare organisatie: Waar sta jij voor? Wat is jouw maatschappelijke relevantie en waar wil jij aan bijdragen? Daarmee zullen medewerkers de verbinding moeten zoeken met de organisatie waarvoor ze werken. Is er een match te maken met waar de organisatie voor staat (de purpose) en je persoonlijke drivers?

De agile organisatie. Helpende succesfactoren voor managers

Het is voor agile organisaties net zo belangrijk om in verbinding te blijven staan met hun medewerkers als andersom. Geef als leidinggevende voldoende inspiratie aan je medewerkers om hun talenten in te zetten. Daag hen uit, maak ze nieuwsgierig en geef ze de gelegenheid om zelf met initiatieven te komen. Stimuleer sociale innovatie. Leg de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie en laat medewerkers meepraten over belangrijke besluiten. Zo blijven ze langer geboeid en verbonden met je organisatie en blijven ze doorgaans ook effectief presteren in onzekere situaties.

Begeleid ze waar nodig om zichzelf te herontdekken, bijvoorbeeld door een selfassessment of een inspiratiesessie rondom ‘talentspotting’. Als je ze namelijk inzicht geeft kunnen ze anticiperen op veranderingen en weten ze sneller waar ze zich op moeten aanpassen. Help medewerkers ook om zelfverantwoordelijkheid en zelfregie te nemen door ze stevig aan de tand te voelen rondom hun persoonlijke waarden en drijfveren of populair gezegd: hun persoonlijke WHY. Van daaruit kunnen medewerkers in actie komen en zijn ze de ambassadeurs van je organisatie.