In een wereld waar regelmatig van baan wordt gewisseld en waarin werkenden tal van keuzes hebben, is het essentieel om als organisatie te zorgen voor een succesvolle instroming van nieuwe medewerkers. In dit artikel ‘Onboarding – de sleutel tot succes’ nemen we je onder meer mee in het belang van employer branding, enkele hoofdelementen in het onboardingproces en hoe je de samenwerking met afdelingen kunt versterken.

Onboarding

Op een prettige manier instromen als medewerker binnen een organisatie, is de eerste fase van de ‘employee journey’. Onboarding omvat het proces waarin nieuwe medewerkers kennis krijgen over hun rol binnen de organisatie. Het doel hiervan is dat zij zich geheel onderdeel gaan voelen van het bedrijf waarvoor ze gekozen hebben. En niet geheel onbelangrijk; een actieve bijdrage gaan leveren aan de ambities van je organisatie.

Door de nieuwe aanwinsten op een juiste wijze te laten landen in de organisatie, zijn zij productiever, wat op haar beurt leidt tot meer winstgevendheid. Het onboarden van nieuwe medewerkers begint op de dag dat je ‘ja’ zegt tegen de sollicitant en stopt op het moment dat de nieuwe medewerker volledig is ingewerkt en gesocialiseerd. Een succesvolle onboarding zorgt ervoor dat werknemers zich meer betrokken voelen bij de organisatie met als resultaat een verlaging van je personeelsverloop.

Employer branding

Tevens heeft het onboarden van nieuwe medewerkers een positief effect op je ‘employer branding’. De eerste dagen/weken dat een werknemer in dienst is, zullen zijn/haar vrienden, familie, kennissen vragen of de nieuwe werkgever bevalt. De rol van social media speelt inmiddels een grote rol hierbij. Als werkgever is het gewenst dat deze indruk uitstekend is, zodat je medewerkers positief over jou en je organisatie praten. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers ambassadeur te maken van je organisatie. Je bent als organisatie dan ook aantrekkelijker voor nieuw (aanstormend) talent.

Hoofdelementen onboarding

Onboarding programma’s zijn verschillend, omdat het mede afhankelijk is van de organisatiecultuur en grootte van je onderneming. Er zijn drie hoofdelementen voor een succesvol programma en waar je als organisatie aandacht voor mag hebben:

Operationeel niveau: Zorg ervoor dat de nieuwe werknemers beschikken over de juiste kennis en materialen om hun werk optimaal te kunnen doen. Denk hierbij aan praktische zaken/materialen als een telefoon, laptop, een toegangspas tot kantoor et cetera. Vergeet het personeelshandboek en overige nuttige informatie niet klaar te leggen op de eerste werkdag. We zien vaak dat organisaties deze vrij eenvoudige stappen helaas niet inregelen en het is wel een hygiënefactor.

Sociaal niveau: Biedt nieuwe werknemers een warm welkom en bouw samen aan waardvolle relaties met collega’s en leidinggevende(n). Zij horen zich compleet onderdeel te voelen van de organisatie. Investeer daarin door kennismakingslunches en diverse contactmomenten in te bouwen in de eerste periode van het onboardingproces. Een nieuwe werknemer kent waarschijnlijk in het begin nog niemand en je wilt ook dat zij interne netwerken gaan onderhouden. Socializen is dus essentieel in deze fase.

Om nieuwe werknemers snel te laten aarden in je organisatie, is het goed om een coach/buddy aan hen te koppelen, die het nieuwe talent wegwijs maakt binnen de organisatie. Je biedt hen een klankbord, sparringspartner en vraagbaak in één.

Strategisch niveau: Het is belangrijk dat je er als bedrijf voor zorgt dat de nieuwe werknemers de bedrijfscultuur gaan ervaren in hun dagelijkse praktijk. Neem hen ook mee in de WHY van je organisatie. De nieuwe generatie wil niets liever dan geïnspireerd worden door een bevlogen directeur die geanimeerd vertelt over de visie, missie, doelen en marktontwikkelingen. De basisinformatie kun je in de pre boarding al kwijt in de Appical app. Lees meer over deze hippe onboarding tool via deze link.

Samenwerking afdelingen

Doorgaans ligt de verantwoordelijkheid van een succesvol onboardingproces bij de afdeling HR. Het is dan ook handig dat je andere afdelingen betrekt bij dit proces. Maar voor een geslaagde onboarding heb je input van alle afdelingen nodig. Als we terugkijken naar bovenstaande drie hoofdelementen in een instroomprogramma, is het ‘operationeel niveau’ vaak geregeld door de afdeling IT.

Elke afdeling weet precies wat nodig is voor een nieuwe werknemer om op een goede manier te starten met zijn/haar job. Maak daarom een geïntegreerd onboardingplan waarin elke afdeling input geeft wat je een nieuwe werknemer wilt meegeven. Laat medewerkers vanaf dag 1 een brede blik ontwikkelen door ze mee te laten lopen op andere afdelingen of korte projecten te doen waarbij samenwerking essentieel is. Het aanbieden van stageperiodes dragen tevens bij aan een volledige en snelle integratie. Door dit proces te standaardiseren wordt het onboarding proces onderdeel van je bedrijfsstrategie én talentmanagement.

Het onboarden van nieuwe werknemers gaat voor een groot deel over het strategisch- en sociaal niveau van de organisatie. Indien onboarding goed wordt toegepast, zorgt het naast een snellere integratie ook voor de onderlinge samenwerking. Eerder werd al aangegeven dat de tijd waarin werknemers hun gehele loopbaan bij een werkgever blijven, zo goed als voorbij is. Het is voor bedrijven daarom belangrijk om getalenteerde werknemers zo lang mogelijk te behouden. Voldoende motivatie, ontwikkeling en het tot bloei laten komen van (potentiële) talenten van werknemers, is hierin key!

Talentmanagement

Bij onboarding is daarom een investering in talentmanagement ontzettend belangrijk. Talentmanagement gaat vooral over het kunnen identificeren van bijzondere kwaliteiten en ambities op een specifiek vakgebied bij je medewerkers en deze vervolgens ontwikkelen. Het is hierbij noodzaak om een functie te zoeken waarbij deze talenten tot hun recht komen. En tot slot geef je medewerkers de vrijheid en ruimte om hun talenten tot bloei te laten komen. Dit vraagt ook overigens wat van je leiderschapskwaliteiten. Inspiratie nodig? Lees hier meer.

Talentmanagement functioneert als bindingsmiddel, werknemers zullen niet snel bij je bedrijf weggaan als je ze genoeg te bieden hebt en in hen investeert. Indien werknemers je bedrijf tóch verlaten, heb je in ieder geval een goed imago opgebouwd en ambassadeurs ontwikkeld. Hierdoor trek je ook makkelijker nieuwe werknemers aan.

Onboarding – de sleutel tot succes

Een compleet onboarding proces zal resulteren in productieve, effectieve en verbonden werknemers. Het aanmoedigen van onderlinge contacten, zorgt ervoor dat een nieuwe werknemer zich snel thuis voelt op zijn/haar nieuwe werkplek. Alle afdelingen binnen je organisatie zijn een onderdeel van het instroomproces en zij horen hiervan op de hoogte te zijn en ernaar te handelen. Dit levert een duurzaam onboarding proces op wat zijn effect sorteert in je verloopcijfers.

Het is daarom belangrijk om nogmaals te benadrukken dat een goede onboarding al start vóór de eerste werkdag en deze bij lange na niet stopt na de eerste werkweken. Blijf de nieuwe werknemer het eerste jaar begeleiden, coachen en inspireren. Het in gesprek blijven en het voeren van een betekenisvolle dialoog, houdt iedereen scherp en zorgt voor een professionele en succesvolle samenwerking!