Stressloos omgaan met verandersituaties vraagt stuurmanskracht

Ja hoor daar gaan we weer. De zoveelste reorganisatie, efficiëncyslag, transitie. Herken je ook deze reacties om je heen van collega’s?: “Dat waait wel weer over joh” of deze: “Ze hebben weer iets bedacht hoor, het gaat toch niet werken”. Stressloos omgaan met verandersituaties vraagt onder andere een nuchtere kijk op zaken en transparante communicatie.

Iedere verandering verdient een andere benadering. Hoe zorg je ervoor dat je verandering effectief doorgevoerd wordt? En hoe zorg je ervoor dat je je collega’s op zo’n manier mee krijgt dat je de weerstand beperkt? Veranderingen kunnen soms stress geven bij zowel de medewerkers als bij de organisatie zelf.

Graag geef ik je 7 eenvoudige tips om met verandersituaties om te gaan zonder al teveel stress.

Tip 1. Blijf nuchter

Laten we eerlijk zijn. Zoals het vroeger was, gaat het niet meer worden. Digitaliseren, agile werken, energietransities, diversiteitsvraagstukken. Andere muziek vraagt ook een ander geluid. Veranderingen zijn van alle dag. Ontkennen of denken dat het niet op jou van toepassing is, is wellicht geen reële gedachte. Verlangen naar ‘oude tijden’ is verspilde energie. Dit klinkt hard en dat klopt.

Toch zien we dat verandering vrijwel altijd gepaard gaat met tegenslagen. Blijf hier vooral nuchter onder. Zorg dat je de regie houdt op de mentale transitie die je medewerkers, team én de organisatie doormaken wanneer hun oude gedrag aangepast dient te worden aan de nieuwe situatie.

Ons devies: Langzamer is sneller en sneller is langzamer

Tip 2. Wees duidelijk over de urgentie

Wanneer besloten is hoe het wenkend perspectief eruit komt te zien, is het zaak om dit te communiceren naar de betreffende medewerkers. Is het een uitnodiging waarbij je medewerkers zelf de regie geeft óf ze mogen veranderen? Of is het een must do waarbij ze geen keuze hebben?

Veel organisaties beginnen met een vriendelijke uitnodiging, terwijl het eigenlijk een must do is. De uitnodiging verandert dan in een opdracht zodra de uitnodiging wordt geweigerd. Vaak heerst er ook nog veel onduidelijkheid over het waarom. Zorg ervoor dat je duidelijk bent in wat je verwacht van je medewerkers en koppel hier vooral een zo concreet mogelijk beeld aan vast over het waarom, waartoe, wanneer en met wie.

Tip 3. Ben niet verrast door weerstand

Voel je weerstand bij je medewerkers? Ervaar je chaos bij hen? Dat hoort bij het proces van veranderen. Ga jezelf maar na hoe je omgaat met een verhuizing, het verbreken van een relatie of het plotseling afscheid moeten nemen van een dierbare. Dan voel je toch ook verdriet, onmacht of stress? Die emoties horen erbij en dat geldt dus ook voor een organisatieverandering en de weerstand die dat oproept.

In veel gevallen reageren mensen hetzelfde op veranderingen. Het liefste willen ze zo snel mogelijk terug naar de ‘oude’ vertrouwde situatie, of gewoon duidelijkheid of doet men alsof het niet over hen gaat. Dit zijn reacties die haast niet te voorkomen zijn. Dit soort ontkenningen zijn logisch. Zelfs als je je doel bijna bereikt hebt en denkt dat je dichtbij de finish bent, kun je nog een kritische vraag verwachten. Dit hoort er nu eenmaal bij wanneer je een serieuze verandering doorvoert. Het is belangrijk dat je je realiseert dat tegenslagen tijdelijk zijn en dat ze erbij horen. Een verandering zonder enige tegenslag is niet realistisch.

In deze fase hebben je medewerkers vooral een luisterend oor nodig, een klaagmuur en in ieder geval ruimte om de emoties kwijt te kunnen aan collega’s, een leidinggevende of vertrouwenspersoon. Het kan ook helpen dat je je team de mogelijkheid geeft om samen op zoek te gaan hoe om te gaan met de verandering en vooral te bekijken hoe je je wendbaarheid kunt vergroten. Ons Inspiratie-Lab De Kamers van Verandering biedt hiertoe de mogelijkheid.

Tip 4. Gooi kolen op het vuur

Houd je van rust in je organisatie? Dan hebben we geen goed nieuws voor je. Rust in de organisatie is namelijk niet goed voor de verandering. Voor een gedrags- en cultuurverandering is een emotionele prikkel nodig. Gooi daarom eens kolen op het vuur en zorg ervoor dat die temperatuur flink gaat stijgen. Uiteraard wel met respect. Je medewerkers gaan niet veranderen wanneer jij hen niet uit hun comfortzone haalt. Het mag schuren, in de communicatie, in de samenwerking, in de context van de nieuwe situatie.

Er mogen best uitdagende gesprekken gevoerd worden, wees blij. Dat betekent een betrokkenheid van je medewerkers bij de organisatie. Het zou zorgelijk zijn als het een kabbelend beekje wordt. Houd de communicatie constructief, maar laat je medewerkers zelf andere perspectieven bedenken. Daag ze uit en betrek ze vooral bij het proces. Dat helpt bij de intrinsieke motivatie die nodig is om als geheel te veranderen.

Tip 5. Aandacht voor verlies

Niet één verandering gaat gepaard zonder verlies; er gaat altijd wel iets mis of verloren. Oude werkwijzen, oude relaties en verbindingen, collega’s die vertrekken, zekerheid, oude waarden en beloften kunnen verloren gaan. Zelfs wanneer het om een heel mooie verandering gaat, kan er verlies zijn. Het lonkende perspectief heeft vaak een prijs waar je voor betaalt. Ga vooral met je mensen in gesprek over dit verlies. Het klinkt wat zwaar, maar het kan voelen als een rouwproces waar medewerkers doorheen moeten. Het kan nog zo’n verbetering zijn, afscheid nemen doet zeer.

Aandacht, ruimte en tijd om weer opnieuw te verbinden is een belangrijke investering. Een eenvoudige vorm is om ‘verbazingslunches’ te organiseren waar medewerkers zich mogen uitspreken. Een andere manier is om vragenuurtjes in te plannen, zodat je ruimte biedt voor het indalen van de boodschap. Overigens hoor je zo meer wat er écht speelt bij medewerkers dan de vaak ongrijpbare gesprekken bij het koffieapparaat.

Tip 6. Probeer het eens van een andere kant te bekijken

Tijdens veranderingen hebben veel organisaties last van gedrag wat niet wenselijk is. Je kunt er alles aan doen om het gedrag te stoppen, maar soms wil het simpelweg niet lukken. Een herkenbaar voorbeeld is de zogeheten ‘ja-maar stand’; hierbij nemen medewerkers geen initiatief of eigenaarschap en dragen niet constructief bij aan de nieuwe situatie.

Je kunt je eens afvragen wat de reden van dit gedrag is, de kans is groot dat het wel degelijk een reden heeft, anders was het waarschijnlijk allang gestopt. Wanneer je stopt met het oplossen van het ongewenste gedrag en je focust op de reden, geeft dit je wellicht inzicht in hoe je het gedrag kunt veranderen. Bekijk het eens van een andere kant.

Tip 7. Communiceer de verbetering

Er wordt veel aandacht besteed aan de ’why’ van de verandering. Maar wat wordt er eigenlijk opgelost met deze verandering? Het beantwoorden van deze vraag wordt nog wel eens overgeslagen in veranderprocessen. Wat was er mis met de oude situatie? Wat kan er beter? Waar is de verandering een oplossing voor? What’s in it for you?

Het (vaak tot in den treure) communiceren over het waarom van de verandering, is essentieel om medewerkers sneller in de creatie-modus te krijgen. Wat gaat er nu écht veranderen en wat is er voor nodig? Hoe ziet de wereld er straks uit en wat is het wenkend perspectief? Hoe gaat het jouw werk vereenvoudigen? Hoe gaat het jou helpen effectiever samen te werken? Geeft het meer rust en ruimte geven voor je talenten en de dingen die je echt leuk vindt? Antwoord op deze vragen geven, zorgt voor een breder draagvlak en een blik op de toekomst die helder is!
In ons artikel ‘Leiderschap vraagt stuurmanskracht’ lees je welke communicatie je in kunt zetten om dit punt voor jou te laten werken.

Wil jij inspiratie hoe om te gaan met verandering? Wil je kennis maken met een innovatieve manier om de dialoog aan te gaan hoe jouw team effectiever omgaat met een organisatiewijziging of transitie? Wil je samen verandering verwezenlijken, maar zoek je nog naar het ‘hoe’? Bel ons voor een inspirerend gesprek. Wij maken je verandering lichter én effectiever.