Stop met beoordelen en draai de papieren tijger de nek om

De laatste tijd is er veel te lezen over de traditionele beoordeling systematiek. Verschillende organisaties hebben het al afgeschaft. Bijvoorbeeld Achmea gaf onlangs aan dat teams binnen hun organisatie zelf mogen bepalen hoe en of ze feedback willen organiseren voor hun mensen. ‘Medewerkers maken in de nieuwe situatie zelf afspraken met hun leidinggevende om over hun prestaties, resultaten en ontwikkeling te praten’, aldus Egmond Borgdorff, directeur HR-beleid en Arbeidsmarkt bij Achmea. Ook verzekeraar ASR en organisaties als ING, Eneco, Randstad en T-Mobile namen de beslissing om het anders te doen.

Het Performance management uit de jaren ‘80

Performance management kennen we uit de jaren ’80. Een systeem wat gelanceerd werd om meer grip te hebben op de prestaties van de organisatie, teams en individuele medewerkers. Vanuit controle ingeregeld en misschien ook vanuit angst, als we daar anno 2019 op terugkijken.

Maar wat houdt performance management precies in? Van Dale kent de term niet, maar via Google zijn vele definities te vinden, zo kom ik onder andere de volgende definitie tegen: ‘’Performance management: het systematisch (met gebruik van kritieke succesfactoren en prestatie indicatoren) vertalen van de strategie naar bedrijfsprocessen, gevolgd door het monitoren en evalueren van deze processen met als doel feedback te verschaffen voor aanpassing van de strategie. Deze cyclus, ondersteund door intelligent gebruik van informatiesystemen, zorgt ervoor dat de organisatie sneller en beter kan reageren op veranderingen in de bedrijfsomgeving en interne ontwikkelingen.’’

Papieren tijgers

Zoals bovenstaande definitie al omschrijft, is Performance management veelal een onderdeel van ‘continu verbeterprocessen’, gebaseerd op bijvoorbeeld lean/six sigma of Kaizen principes. Het gaat doorgaans gepaard met Balanced Score Cards, KPI’s over KPI’s, management informatiesystemen en andere besturings- en evaluatiemodellen. Achterhaald toch? We werken nu immers vooral volgens de agile principes.

We zien organisaties verzanden in een omvangrijk instrumentarium: het zijn papieren tijgers met als sluitpost de eindejaarsgesprekken met medewerkers. Performance management wordt veelal gekoppeld aan een prestatiebeloning en daar hoort dan wel ‘even’ een gesprekje bij.

Managers leggen tijdens zo’n gesprek een verbinding tussen de organisatiedoelen en de individuele KPI’s en doelen. Vervolgens wordt van hen verwacht dat ze objectief en zuiver beoordelen op deze vooraf helder (en liefst SMART) geformuleerde doelen. En oh ja, dan hebben we ook nog de menskant! Dit alles brengt voor managers een grote uitdaging met zich mee: namelijk een effectief gesprek voeren wat verder gaat dan een feitelijke beoordeling van de individuele prestaties. Het zou vooral moeten gaan over de inzet en het benutten van het talent van medewerkers.

Bevlogenheid en de juiste fit

In de hectiek van alledag waarin van managers verwacht wordt een alleskunner te zijn, transities in goede banen weten te leiden en ook nog in controle moeten zijn, hebben deze managers weinig tijd over voor ‘het echte gesprek’, terwijl de behoefte aan een écht gesprek bij medewerkers groot is. Moeten managers het hier dan bij laten? Het antwoord is ‘Nee’. De lange termijn effecten hiervan zijn namelijk niet gering.

Bas Kodden vraagt zich in zijn boek ‘De kunst van duurzaam presteren’ hardop af: ‘Wat is er nodig om te blijven presteren?’. Rendementen uit het verleden, bieden geen garantie voor de toekomst is een gevleugelde uitspraak van beleggers. Dat geldt uiteraard ook voor talent. Talent is vergankelijk, schrijft Kodden. Je dient er steeds weer opnieuw in te investeren omdat de lat steeds hoger komt te liggen. Succes komt ook niet vanzelf en kwaliteit is nooit toevallig. Kodden deed jarenlang onderzoek hoe je niet alleen goed kan presteren, maar blijvend en dus duurzaam kan presteren. Er is meer voor nodig dan ‘doorzettingsvermogen of een volharden in bevlogenheid’. Hij bracht 5 concepten in kaart die nodig zijn om duurzaam te presteren, namelijk de mate van:

• talent voor het vak dat wordt uitgeoefend;
• bepaalde persoonskenmerken;
• fit met de organisatie;
• bevlogenheid;
• fit met gestelde (fysieke en mentale) taakeisen.

Gelden deze concepten ook niet voor de juiste aanvliegroute van Performance Management? Focus op het eindresultaat en sturen op de aantallen (vinkjes zetten, euro’s of productiegetallen), leidt tot onbenut potentieel en uiteindelijk dus tot verlies. Inzicht in de mate van ‘fit’ met de organisatie en je rol en inzicht in je eigen talent en niet geheel onbelangrijk, hoe je dat talent kan inzetten, leidt in ieder geval tot effectiever managen van performance.

Haal eruit wat erin zit!

Uit onderzoek naar de potentieel benutting van werkend Nederland van onderzoeksbureau Integron uit 2018, blijkt dat 77% van werkend Nederland naar eigen zeggen zijn of haar potentieel op dit moment niet maximaal benut. En in maar liefst 88% van de gevallen vinden zij dat hun organisatie onvoldoende bijdraagt om dat talent eruit te halen. Wat mij betreft genoeg redenen waarom managers steeds meer moeten kijken naar een andere ‘output’ voor Performance Management, bijvoorbeeld werkvreugde, bewustzijn, autonomie en betrokkenheid. In feite dienen managers niet naar de medewerker als in ‘het functieprofiel’ te kijken, maar de allesomvattende persoon die waarde toevoegt aan werksfeer, blije klanten en daarmee duurzaamheid. Waardoor je medewerkers echt het gevoel geeft dat hun bijdrage telt en van waarde is.

Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je medewerkers het gevoel hebben ‘ertoe te doen’ in plaats van je medewerkers onder druk te zetten targets te halen? Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen het belang van de aandeelhouder in acht neemt (winst) maar ook zinvolle KPI’s en daarmee alle stakeholders involveert?

Wat mij betreft door het fenomeen Performance Management af te schaffen en de beweging van KPI’s naar energie te maken. Succes en groei wordt niet meer behaald door targets of cijfers, maar het vergroten van betrokkenheid, duurzame inzetbaarheid en te investeren in autonomie en verbinding. In dit blog lees je hier meer over.

Betekenisvolle dialoog

Het voeren van een betekenisvolle dialoog is hierbij het belangrijkste middel. Met een écht gesprek medewerkers helpen inzien wat het hoger doel is van het werk dat zij uitvoeren. En daar keer op keer op terug te komen. Dus wat minder vaak terug komen op cijfers, targets, KPI’s, processen (die dingen waar mensen over het algemeen wat minder blij van worden…).  En juist meer focus leggen op vragen als: ‘Hoe zit je in je energie?’ ‘Hoe staat het met je werk/privé balans?’, ‘Hoe zetten we jouw talenten maximaal in?’, maar ook ‘Hoe kan ik als jouw manager het beste uit jou naar boven halen?’

Deze vragen scheppen vertrouwen, verbinding en wederzijdse verantwoordelijkheid en zorgt ervoor jouw medewerkers bewust worden van hun innerlijke drijfveren en talenten. Dit leidt op lange termijn tot een beter resultaat voor henzelf, voor de organisatie en voor de wereld om hen heen. Dus  alle prestatie indicatoren, INK-modellen en Balanced Scorecards ten spijt: zonder vertrouwen en verbinding, geen resultaat! Een sterke dialoog is dus de sleutel tot succes.

Wil jij op een eigentijdse manier de dialoog aangaan met je medewerker? Wij denken graag met je mee!