7 Valkuilen bij hybride werken en hoe om te zetten in succesfactoren

Hoe bied je de uitdagingen van personeelstekort het hoofd en ga je mee in de nieuwe generatie medewerkers die graag tijd- en plaats onafhankelijk werkt? Veel organisaties proberen met het hybride werken de balans tussen werk en privé te verbeteren, kosten te verlagen en de productiviteit van medewerkers te verhogen. Maar ondanks de potentiële voordelen is werken op afstand niet zonder uitdagingen. En worstelen organisaties om het blijvend in te zetten.

Hieronder ontdek je de 7 valkuilen van het werken op afstand en hoe je dit kunt omvormen tot een werkwijze die écht ondersteunend is voor je organisatie.

De essentiële rol van veranderingsbereidheid bij succesvol hybride werken

Maar eerst dit. De veranderingsbereidheid om het hybride werken succesvol in te voeren is cruciaal. Voor zowel organisatie, leidinggevenden als medewerkers is in de afgelopen jaren hybride werken of remote werken in een sneltreinvaart gekomen. Voorheen werd hybride werken als ‘verkapte vrije tijd’ beschouwt. Inmiddels is het hybride werken ingeburgerd en genormaliseerd bij veel organisaties. Indien je organisatie niet open staat voor de veranderingen die hybride werken met zich meebrengen zal je al snel in een van onderstaande valkuilen trappen.

1. Vasthouden aan een ‘oude’ vorm van management

Hybride werken is een proces dat veel vertrouwen vereist. Als je bedrijfscultuur afhankelijk is van micromanagement of het controleren van tijdsregistraties, zal je moeite hebben met het implementeren van welke vorm van werk op afstand dan ook. Als je je inzet voor opties voor thuiswerken, probeer dan meer vertrouwen te creëren tussen je managers en medewerkers. Gebruik data om ervoor te zorgen dat zaken niet ontsporen, luister naar de behoeften van je team en moedig autonomie aan.

2. Beperkte autonomie van medewerkers

In navolging op het hier bovengenoemde punt zul je als leidinggevende duidelijk moeten zijn over het doel en het resultaat dat je verwacht van je medewerkers. Die moet beslissen hoe hij het resultaat het meest efficiënt en effectief kan bereiken. Te vaak raken we verstrikt in het proces in plaats van ons gewoon te concentreren op het resultaat dat we willen dat een medewerker bereikt. Hybride werken is succesvol wanneer de individuele medewerker en het team de autonomie heeft om te beslissen hoe de taken worden uitgevoerd.

3. De aanname van ‘Business as usual’

Een andere valkuil is om juist aan te nemen dat werken op afstand ‘Business as usual’ is. Mensen hebben er behoefte aan om ergens bij horen. En werken op afstand maakt dat vager. Hoewel in zekere zin het werk niet is veranderd, zijn de communicatiekanalen dat wel, dus het is belangrijk om zowel formele als informele mogelijkheden te creëren om de groepsdynamiek inspirerend en enthousiasmerend te houden. Virtuele inspiratiesessies, regelmatige teambuilding en persoonlijke evenementen dragen allemaal bij aan de betrokkenheid en het enthousiasme van medewerkers.

4. Geen duidelijke en transparante communicatie

Bedrijfsprocessen zullen veranderen en vragen organisatorische wijzigingen. Ondanks de flexibiliteit die nodig is om in (nieuwe) situaties te manoeuvreren is het belangrijk om duidelijke kaders te stellen.

Communicatie is daarbij essentieel voor hybride werken. Zowel tussen de leidinggevenden en het team als tussen het team en de klant. Omdat het vinden van communicatiemogelijkheden in werken op afstand bewuste acties vereist – je kunt niet meer spontaan iemand tegenkomen in de gang of kijken of hun deur open staat –  is het noodzakelijk om te blijven zoeken naar manieren om te communiceren en om onderlinge communicatie in het team aan te moedigen. Onze workshop Lichaamstaal digitaal is van grote toegevoegde waarde gebleken voor hybride teams. Neem gerust een kijkje wat deze workshop voor jouw hybride team kan betekenen.

5. Agenda volboeken met vergaderingen en officiële afspraken

Werken op afstand biedt als voordeel dat je minder tijd kwijt bent aan woon-werkverkeer. Wanneer medewerkers echter back-to-back vergaderingen hebben zonder pauzes, kan dit zelfs burn- of bore-outs veroorzaken. Het is essentieel voor leidinggevenden én medewerkers om waakzaam te zijn over de eigen vitaliteit en dat van de teamleden.

Een risico van thuiswerken is dat er te weinig ruimte wordt gemaakt om te bewegen. Erik Scherder, hoogleraar neuropsychologie schrijft in één van zijn blogs over de risico’s van ineffectiviteit bij hybride werken. Overweeg daarom extra tijd voor en na vergaderingen om gezond te bewegen, informele gesprekken tussen collega’s mogelijk te maken, een korte walking dialogue in te bouwen om je medewerkers te binden en vitaal te houden.

6. Niet flexibel zijn

Muurvaste “één-regel-voor-iedereen” benaderingen halen de waardering voor de individuele medewerker onderuit. Door in te spelen op persoonlijke kracht – iedere medewerker heeft zijn eigen biologische ritme en piekmomenten van creativiteit, creëer je een veilige omgeving die ontworpen is voor mensen om hun beste werk te doen. Uiteraard zijn er daarvoor wél vastgestelde kaders.

7. De kans om te innoveren negeren

Op afstand werken, hoewel bewezen productiviteitsverhogend, faalt om connecties te creëren die leiden tot innovatie. Innovaties zijn ten allen tijde nodig om je organisatie relevant en concurrerend te houden. Geregeld centraal samenwerken is niet het einddoel maar het gereedschap om te kunnen innoveren.

Als je bovenstaande 7 valkuilen bij hybride werken het hoofd kan bieden, gaat het stromen in je hybride teams. Met hybride werken breng je de balans tussen productiviteit en creativiteit. Inspiratie nodig hoe je creativiteit uitdaagt in je hybride team? Download hier de learning bite ‘Challenge je creativiteit’ En alleen daarom zou het je moeten aanmoedigen om hybride werken in je organisatie te implementeren.